新型コロナウイルス感染拡大下における 町会・自治会総会等の開催（書面議決）方法について
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- 2020年4月13日
新型コロナウイルス感染拡大の猛威が一向に収まらず、４月７日には政府から「緊急事態宣言」が出されてしまいました。例年この４月から５月という時期は、各町会・自治会において定期総会を開催し、事業計画、予算・決算、役員改選等の議案の審議をされていることと思います。
しかしながら、現下の状況では会員が一堂に参集しての審議等は不可能なことから、幾つかの町会・自治会の方からは、開催方法等についてのお問い合わせを頂いております。
そこで、既に総会を終了されている町会・自治会、あるいは役員の方のみで実施する等、総会の開催方法についてお決めになっている町会・自治会もお有りかとは存じます。その場合にはそのままお進め頂ければと思いますが、書面での総会の開催（書面議決）方法について、下記に例示いたしますので参考にして頂ければ幸いです。
なお、例示に従って進める場合でも、貴町会・自治会の役員間で十分お話し合いの上進めるようにお願いいたします。また、貴町会・自治会の会則（規約）等で、書面議決の方法等が規定されている場合には、その規定に従って進めてください。
ご不明な点がございましたら中野区町会連合会事務局までお問い合わせください。
【書面議決の進め方】
１ 提出期限を定めて、「総会開催（書面議決）のお知らせ」、「議案書（総会資料）」、「書面表決書」を町会・自治会の会員に配付する。
※ 会員とは、総会において議決権を有する方になります。会則（規約）等において、総会で議決権を行使できる方を規定している場合は、その方に配付することとなります。
２ 会員から指定期日までに「書面表決書」を提出してもらう。
３ 提出された「書面表決書」を役員等で集計する。
４ 総会（書面議決）を開催する。（集計結果から書面議決の結果通知を作成する。）
５ 総会の議決結果（会員の表決内容及び意見等）を会員にお知らせする。（掲示板、回覧等）
※ 参考までに「書面議決」に関する書類の作成例を添付します。作成例ですので、ご都合に合わせて修正してご使用ください。
